しっかり対応できる？オンライン名刺交換の方法とメリット

新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークが普及している現代、取引先とオンラインでコミュニケーションを取る機会が増えたという方も多いのではないでしょうか？

テレワークやオンライン会議の急速な普及とともに、これまで当たり前に行ってきた直接会って行う名刺交換も、オンライン上で行われることが定着しつつあります。

しかし、新しいビジネスツールになじめない、興味はあるけどスマートな対応方法がわからないと戸惑っている方も多いと思います。

そこで今回は、オンライン名刺交換の方法とメリットをご紹介します。

○ オンライン名刺交換のメリット

URLなどを発行してインターネット上で名刺データの交換を行うオンライン名刺交換には、紙の名刺交換にはないメリットが多くあります。

ここでは特に注目すべきメリットを4つご紹介しますので、ぜひおさえておいてください。

01. 名刺交換をした相手の情報を正確に把握できる

オンラインで名刺交換を行えば、オンライン上で出会った相手の名前や電話番号などの情報を正確に把握することができます。

そのため、後から連絡先がわからなくなるといったトラブルを事前に防ぐことができます。

また、異動などで名刺の情報に変更があった場合など、新たな名刺交換を行わなくても自動的にオンライン上の名刺を書き換え、情報を更新することが可能です。

そのため、自身や取引先の情報が古いままというリスクはなく、常に最新の情報を届けることができます。

02. 遠方の相手ともコミュニケーションがとれる

オンライン商談は、従来であれば難しかった遠方の相手とも取引が可能です。

これまで、口頭のみの挨拶で終わってしまっていたオンライン商談に、オンライン名刺交換が加わることで、コミュニケーションが「名刺」という形の残るものとなります。

対面でのビジネスにおいてコミュニケーションをとれるのは、直接お会いした方だけに限られていましたが、オンライン上で行うビジネスでは同じ場所に集まるというハードルがなくなり、テレワークで働く方でも気軽に参加することができます。

そのため、ビジネスの幅をより広げることも可能です。

03. 名刺をスムーズに管理できる

紙の名刺では、ファイルなどに整頓しておくと、探しているものをすぐに取り出すのが難しくなります。

また、データ化するにしても手間や時間がかかったりと管理が色々大変です。

一方、オンライン名刺交換であれば、交換した日時を記録できるほか、同じ企業でグループ化したり、キーワード検索で探している名刺をすぐに見つけられたりと、スムーズな管理が行えます。

04. 忘れたり紛失するリスクがない

紙の名刺は紛失したり、汚してしまったりといったリスクがあります。

また、いざという時に自身の名刺を切らしてしまうといったケースもあるでしょう。

一方、オンライン名刺交換であれば、名刺をデータとして管理できるため、紛失したりする恐れがありません。

また、一度情報を登録すれば、パソコンやスマートフォンで簡単に名刺が発行できるため、名刺を切らして困ってしまうといったケースを回避することも可能です。

○ オンライン名刺交換の方法

ビジネスで欠かせない名刺交換はオンライン上では主に以下のような形で行われます。

01. オンライン会議ツールで名刺データを送付

自身の名刺をPDFや画像ファイルとして保存しておき、オンライン会議中に相手に送付する、さらに相手からも名刺データを送付してもらうことで、名刺交換の代替手段とすることができます。

また、商談後にメールに添付して送付することも可能です。

02. 名刺管理ツールの交換機能を使う

紙の名刺を管理するのに便利な「名刺管理ツール」に備わっている交換機能を使って行う方法です。

交換機能を用いた場合、QRコードやリンクの生成が行われるので、それを相手に送信することで、名刺交換が行えます。

それぞれの名刺管理ツールによって使える機能や操作性、セキュリティなど異なるため、事前にサービス内容を確認しておくことが重要です。

○ まとめ

名刺交換のあり方も時代とともに変化していきます。

オンライン上での商談や会議が主流となりつつある今、今後の企業活動効率化のためにも、オンライン名刺交換は欠かせないコミュニケーション手段となっています。

また、オンライン名刺交換は従来であれば難しかった遠方の相手との商談も難なく行えるため、よりビジネスチャンスを獲得できる機会が増えました。

ビジネスの幅をさらに広げるためにも、オンライン名刺交換の導入を検討してみてはいかがでしょうか。