今さら聞けない！複数人で行う名刺交換マナー

企業訪問や打ち合わせなど、数多くあるビジネスの場において先方の方と初めて顔を合わせたとき、一番最初に行う大切なこと．．．．それが名刺交換です。

1対1の名刺交換であれば分かりやすいですが、自社側が複数人で先方を訪れる場合もあれば、先方が複数人いる場合もあります。

そんな複数人で行う名刺交換にも渡す順番や作法があるのをご存知ですか？

今回は名刺交換の応用編、複数人で行う時のマナーをご紹介します！

○ まずは準備が大切！人数分の名刺を用意しておこう！

名刺交換を1対1で行う場合であれば、交換する段階で名刺を取り出しても問題ありませんが、相手が複数人であればそうもいきません。

1人…また1人と交換する度に名刺を取り出すのには手間がかかり、スマートではない・もたついているという印象を先方に与えてしまいます。

そういったことを防ぐためにもあらかじめ人数分の名刺を取り出して、名刺入れの下や間に挟んでおきます。

また、人数がすぐに分からない場合やすぐに取り出さなければいけない場合は、余裕をもって多めに取り出しておきましょう。

〇 実はシンプル！名刺交換の順番を意識しよう！

複数人で名刺交換を行う場合は、一般的に役職順に名刺を渡すのがマナーとなります。

先方にも自社にも複数人いる場合は、双方の役職順にも考慮する必要があります。

自社が先方へ訪問し、2対2で名刺交換を行うシーンを例えると

①先方の上司と、自社の上司

②先方の担当者と、自社の上司

③自分と、先方の上司

④自分と、先方の担当者

の順番に名刺交換を行います。

逆に、自社が先方からの訪問を受けた場合には

①先方の上司と、自社の上司

②自分と、先方の上司

③先方の担当者と、自社の上司

④自分と、先方の担当者

と、なります。

名刺交換中はスムーズに進行できるよう、あらかじめ役職順に並ぶようにしておきましょう。

また、名刺交換を行う2人の間においては「目下の者から名刺を差し出す」ということを忘れないようにしましょう。

名刺を受け取るタイミングが同じでも、目上の相手側から先に名刺を出させることのないように手早くスムーズに差し出すようにすることが大切です。

逆に先方からの訪問を受けた際は、相手側が名刺を差し出すまで待つようにしましょう。

〇 気くばりが大切！名刺の受け取り方と並べ方

名刺を受け取る際の作法にも注意が必要です。

受け取り方の手順としては

①人数分の名刺を取り出し、名刺入れの間に挟む

②1枚取り出して名刺入れの一番下にまわして交換する

③自分の名刺は下から出し、相手側の名刺は名刺入れの上で受け取る

④受け取った名刺は一時的に名刺入れの間に挟み、先方の名刺を重ねないようにする

となります。

名刺を重ねて受け取ることは失礼にあたるため、必ず重ねないように心掛けましょう。

自信がない場合は、一連の流れがスムーズにできるよう練習しておくと誤って取り落としてしまうなどの失敗を防ぐことができます。

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名刺交換が終わったら、いよいよ商談や打ち合わせを進めていきます。

この時、交換した直後の名刺をすぐにしまうのは失礼にあたるため、テーブルに並べます。

基本的には役職順ではなく、先方が座る順番に対応して並べるといいでしょう。

また、名刺入れの扱い方にも注意点があり、1対1の場合は先方の名刺を名刺入れの上に乗せますが、複数人で行う場合は、最も役職の高い人のものだけを名刺入れの上に乗せます。

ただ、役職の高さが曖昧な場合や人数がかなり多い場合などには全ての名刺を机に並べ、右下へ名刺入れを配置するといいでしょう。

〇 さいごに

複数人での名刺交換は1対1の時よりも注意する点が多いため、慣れてないうちは戸惑うことも多いでしょう。そんな時には、上記の注意点を押さえておくことで、複数人で名刺交換を行う際もスムーズに進行することができます。

名刺交換がスムーズだと先方からの印象もよくなり、その後の打合せや商談も進めやすくなりますので、複数人で名刺交換を行う際は是非、この記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。